Manajemen Toko Kurang Baik, Inilah Tips Mengelolanya

Pertanyaan:

Assalamu'alaikum, saya ingin mengelola toko orang tua saya yang sudah berjalan lama. Tetapi, manajemen dan pengawasannya belum berjalan dengan baik, baik inventaris barang, keuangan operasional dan lainnya. Bagaimana mengatur pengelolaan manajemen toko supaya tersistem dengan baik? Mohon sarannya untuk menerapkan manajemennya. Dari mana saya harus memulainya? Apa yang harus saya lakukan lebih dahulu? Jika ingin memulai dari bagian keuangan? Hal apa yang harus dilakukan? Terima kasih atas sarannya.

Arub, Palembang - 24 tahun

Jawaban:

Wa'alaikumsalam Wr. Wb. untuk mas Arub di Palembang. Upaya untuk mengelola manajerial bisnis secara sistematik, dari usaha toko yang dimiliki orang tuanya merupakan suatu hal yang mulia dan tentu berguna bagi pengembangan toko itu sendiri.

Tidak terdapat format baku dalam upaya restrukturisasi usaha. Dalam hal ini, segala bentuk yang menjadi kendala bagi pengembangan usaha tentu harus dibenahi. Untuk itu, perlu dilakukan perbaikan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan maupun parsial.

Pada tahap awal, identifikasi semua hal yang diasumsikan sebagai problem; Mulai dari alur pembelian barang, penempatan stok, catatan gudang. Kemudian, masuk ke mekanisme keluar barang hingga di muara akhirnya adalah transaksi penjualan. Buat catatan atas masalah yang timbul, kemudian gali lebih dalam informasi mengenai hal tersebut.

Bisa jadi barang bertumpuk karena lokasi penampungan sempit, sementara item barang terlalu banyak. Atau pula, banyak stok menumpuk karena tidak dilakukan prioritas pengeluaran barang dengan konsep FIFO (First In First Out), sehingga terjadi penumpukan dan kerusakan.

Dapat juga misalnya, catatan penjualan yang berantakan karena tidak pernah melakukan disusun secara runut transaksi harian yang terjadi. Padahal bila diadministrasikan dengan baik, bisa jadi dasar untuk meminta tambahan modal ke bank, misalnya untuk pengembangan usaha ke depan, dll.

Setelah dapat mengumpulkan hal-hal yang menjadi problem tersebut, susunkan pula mekanisme alur prosedur dalam setiap bagian itu. Misalkan, dibuatkan secara tertulis bentuk kartu stok sederhana yang mencatat data barang masuk dan keluar. Kemudian buat pula urutan penanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran barang, sehingga jelas pertanggungjawaban.

Buat pula rumusan tentang tugas keuangan; Siapa yang melakukan pelayanan dan penerimaan uang, bagaimana bentuk laporan harian disusun dan bentuk tata urutan kebiasaan keuangan di awal serta akhir hari. Dalam hal ini, awal hari pada saat buka toko sudah ada uang di cadangan kas operasional harian, sedangkan di akhir hari ada rekap hasil penjualan serta pengecekan atas uang fisik agar tidak selisih dengan pencatatan penjualan.

Bila kemudian ada penjualan dengan menggunakan termin (non tunai) berjangka waktu/ tempo maka perlu pula dibuatkan catatan piutang, sehingga memudahkan proses penagihan kemudian. Bahkan bila memungkinkan, arus transaksi dilakukan dengan melakukan akun perbankan. Catatan transaksi perbankan akan semakin memudahkan proses dalam melakukan pengembangan usaha ke depan dengan fasilitasi kredit perbankan.

Kiranya beberapa hal dapat diimprovisasikan di lapangan kemudian. Semoga bisa membantu mencerahkan, tetap semangat ya, Mas Arub. Salam Entrepreneur. (EK)

Ery Kasman, SE, MSi

Direktur Entrepreneur Institute Cinere